تنظيم اللقاء الأول سفير Agora لاميشهان شايم (8 من اليمين) وأعضاء النادي الأول في نادي نيبال Agora Speakers كاتماندو قبل إجراء اللقاء. احرص على طباعة عدد كاف من الروزنامات، لا تنسى أن تضمن كل رزنامة الأمور التالية: معلومات حول ناديك ومكان التواصل معه. التاريخ، الوقت، والفضاء الخاص باللقاء التالي. لا تنسى التقاط الصور، فأنت هنا بصدد كتابة التاريخ . قم بموافاتنا بالصور حتى يتسنى لنا نشرها (احرص على التأكد من أولئك الناس بأنه ما من ضير في نشر الصور). في نهاية اللقاء، يوصى بأن تذكر الناس بتاريخ اللقاء القادم، اسأل الناس في ذلك الآن، ثم انتقل لتحديد أدوار اللقاء القادم. مسؤولو النادي بعد اللقاء الأول، يأتي أوان تحديد مسؤولي النادي أو فريق تدبير النادي. سيتم وصف أدوار المسؤولين لاحقا ضمن هذا الدليل. في العادة، فإن الشخص الذي يؤسس النادي هو من يتولى رئاسته للولاية الأولى. يتحمل بعض الناس هذه المسؤولية لسنة كاملة. فيما يختار بعض الآخرين تأسيس النادي، التيقن من أنه يشتغل بشكل جيد ثم ينسحبون من الرئاسة، للقيام بأمور أخرى. وهذا كله رهن بالوقت المتوفر لدى ذلك العضو. أما فيما يخص بقية المسؤولين، وخاصة خلال البدايات، فإنهم قد يقومون بتلك الأدوار كلها لشهر أو شهرين أحيانا. بيد أنه يوصى بتشكيل فريق من الأشخاص الذين ترتاح في العمل معهم ثم تقوم بتفويض العمل بأسرع ما يمكن حتى تتجنب حرق أوراق الجميع. قد يكون الأعضاء الأوائل في النادي عبارة عن متطوعين، والذين تقوم بتعيينهم بصفتك مؤسسا للنادي. بمجرد أن "يستقر" النادي ويشرع في العمل بشكل سلس (عقد لقاءات بشكل منتظم مع أشخاص يحضرون كل اللقاءات التي يتم عقدها). يمكنك تشكيل الفريق التالي في كل مرة خلال اللقاءات. وإذا أبدى شخصان اثنان رغبتهما في القيام بنفس الدور، فإنه لا بد من تنظيم تصويت لمنحه لهذا أو ذلك.